Objectif
Le Groupe Kautschuk collabore avec des fournisseurs, entrepreneurs et partenaires logistiques dont la performance affecte la qualité du produit, la fiabilité de l'approvisionnement, la conformité juridique, la sécurité humaine et l'impact environnemental. Cette ligne directrice définit comment nous examinons les risques de durabilité des fournisseurs et comment les constatations des audits sont traitées.
La présente ligne directrice complète notre code de conduite, politique anticorruption, page environnement, politique de sécurité de l'information et engagements REACH. Elle est conçue comme un outil de gestion pratique plutôt que comme une liste de vérification universelle.
Champ d'application
La présente ligne directrice s'applique aux fournisseurs et prestataires de services susceptibles d'influencer de manière significative les opérations, produits ou obligations clients du Groupe Kautschuk. Cela inclut, le cas échéant :
- fournisseurs de matières premières et de produits chimiques spécialisés ;
- fabriquants sous traite et partenaires de transformation ;
- fournisseurs d'emballages ;
- prestataires d'entreposage, de transport et de logistique ;
- entreprises de gestion des déchets et d'assainissement des eaux usées ;
- prestataires de services de laboratoire, de conseil, informatiques et autres disposant d'un accès à des données sensibles ou à des processus opérationnels.
Classification des fournisseurs fondée sur les risques
Le niveau d'examen des fournisseurs dépend du risque. Les facteurs pris en compte peuvent inclure la criticité du produit, le profil de dangerosité chimique, la pertinence réglementaire, les risques pays et sectoriels, le volume, la difficulté de substitution, la performance antérieure, l'exposition environnementale, l'accès aux informations confidentielles et l'historique de non-conformité.
Les fournisseurs peuvent être classés comme présentant un risque faible, moyen ou élevé aux fins de l'intégration, de l'examen périodique et de la planification des audits. Les fournisseurs à risque élevé peuvent faire l'objet d'une diligence raisonnable renforcée, de demandes de documentation supplémentaires, d'audits sur site ou à distance, de plans d'action correctifs et d'examens de suivi.
Sujets des audits et évaluations
Les audits et évaluations des fournisseurs peuvent couvrir les sujets suivants, adaptés au type de fournisseur et à son profil de risque :
Qualité et responsabilité produit
- système de management qualité, contrôles de processus, traçabilité et maîtrise des changements ;
- disponibilité et mise à jour des SDS, TDS, étiquettes et documentation réglementaire ;
- manutention sûre, stockage, emballage, classification pour le transport et contrôles de mise sur le marché du produit ;
- traitement des réclamations clients, préparation aux rappels de produits et procédures d'action corrective.
Environnement
- autorisations environnementales, ISO 14001 ou pratiques de gestion équivalentes le cas échéant ;
- consommation d'énergie, opportunités d'énergies renouvelables et contrôle des émissions ;
- utilisation de l'eau, traitement ou élimination des eaux usées, et prévention de la contamination des sols ou de l'eau ;
- tri des déchets, recyclage, réutilisation des emballages et élimination conforme des déchets dangereux ;
- prévention des déversements, confinement, intervention d'urgence et déclaration des incidents ;
- considérations relatives à la biodiversité, aux zones protégées ou aux communautés locales pour les sites ou projets concernés.
Droits de l'homme, conditions de travail et sécurité
- interdiction du travail des enfants, du travail forcé, de la traite des êtres humains et abus liés au recrutement moyennant frais ;
- durée légale du travail, salaires, contrats et exigences en matière de dialogue social ;
- non-discrimination, lutte contre le harcèlement et accès à des canaux confidentiels de plainte ;
- santé et sécurité au travail, formation, équipements de protection individuelle (EPI), préparation aux urgences et sécurité des entrepreneurs.
Éthique des affaires et protection de l'information
- contrôles de lutte contre la corruption, le pot-de-vin, la fraude et les conflits d'intérêts ;
- concurrence loyale et prévention du cartel ou des pratiques commerciales illicites ;
- confidentialité, protection des données, cybersécurité et accès contrôlé aux informations clients ou d'entreprise ;
- tenue de registres transparents et coopération avec les demandes de conformité légales.
Méthodes d'évaluation
En fonction du risque et de la faisabilité pratique, l'évaluation des fournisseurs peut inclure des questionnaires d'autoévaluation, un examen documentaire, un examen des certifications, des entretiens à distance, des vérifications par échantillonnage, des audits sur site, des preuves d'audit par tiers, des audits spécifiques aux clients ou un examen de la performance fondé sur l'historique qualité, livraison, conformité et incidents.
Les audits ne se limitent pas à la collecte de certificats. Les certifications peuvent constituer une preuve utile, mais la question décisive est de savoir si le fournisseur dispose de contrôles efficaces pour les risques associés au produit ou service fourni.
Actions correctives et escalade
Lorsque des non-conformités sont identifiées, le Groupe Kautschuk peut demander un plan d'action correctif indiquant les responsables, les dates cibles et les preuves d'achèvement. Le suivi peut comprendre un examen documentaire, un échantillonnage supplémentaire, un audit répété ou des restrictions temporaires de qualification.
Des constats critiques peuvent déclencher une escalade immédiate. Il s'agit notamment de la manipulation non sécurisée de produits chimiques, l'absence de documentation produit légalement requise, des violations environnementales graves, la corruption, le travail forcé, le travail des enfants, la falsification de registres, des violations graves de la sécurité des données ou le refus de traiter les risques importants. Si un fournisseur ne peut ou ne souhaite pas corriger un problème critique, le Groupe Kautschuk peut suspendre sa qualification, restreindre ses achats ou mettre fin à la relation contractuelle dans les limites du cadre contractuel et légal.
Amélioration continue
L'objectif des audits de fournisseurs n'est pas seulement l'exclusion ; il s'agit également de l'amélioration. Nous préférons les fournisseurs transparents qui identifient les problèmes à un stade précoce, communiquent clairement et les corrigent de manière fiable. La performance du fournisseur, le risque de durabilité et l'historique des actions correctives peuvent influencer le statut de fournisseur préféré, les décisions d'approvisionnement et la planification des partenariats à long terme.
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